Il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) assolve alla funzione di pubblicità delle informazioni relative agli enti in esso iscritti. Dal 13 dicembre 2023 il registro è consultabile da chiunque: attraverso un motore di ricerca è possibile individuare gli enti per denominazione, località e codice fiscale, anche al fine di sostenerli o avviare collaborazioni.

È importante tenere presente che le informazioni, i documenti e i verbali trasmessi al Registro sono verificati dai funzionari incaricati dei controlli. Questo richiede agli organi di amministrazione una maggiore attenzione sia alla forma sia al contenuto dei verbali, oltre che alla correttezza formale dei bilanci.

I funzionari sono tenuti a verificare il contenuto dei documenti inviati. A partire dal terzo anno di presenza dell’ente nel Registro, la trasmissione dei verbali diventa facoltativa; resta tuttavia l’obbligo di redigerli e conservarli nel libro delle adunanze e dei verbali.

Per agevolare il lavoro dei funzionari del Registro e migliorare la qualità della documentazione, è utile condividere modelli di verbale che favoriscano una redazione chiara, ordinata e corretta.
Per agevolare il lavoro ai funzionari del registro condividere bozze di verbale utili a una redazione ordinata e corretta degli stessi.

Ogni ente è obbligato ad adottare:

• Libro degli associati (assolto da NOI Hub: stampare e archiviare il libro degli associati dal 2017 in poi);
• Registro dei Volontari continuativi;
• Libro dei verbali delle assemblee degli associati;
• Libro dei verbali del consiglio di amministrazione.

Ogni verbale è preceduto dalla convocazione che va allegato al verbale stesso.

Diversamente dal bilancio economico, disciplinato da specifiche linee guida ministeriali da cui il modello universale di rendiconto (modello D – NOIhub/contabilità) adottato da ogni ETS, il verbale delle assemblee e di cda non è normato. Ciò nonostante è naturale che esso debba contenere informazioni necessarie per dare riscontro temporale, geografico e contenuto. Luogo, data e ora di svolgimento; la presenza dei consiglieri e associati; ordine del giorno; eventuali delibere accompagnate da relativa approvazione (voti favorevoli, contrari e astenuti). 

I contenuti minimi che devono essere accolti nel verbale, sia esso redatto per il consiglio di amministrazione o per l’assemblea degli associati deve contenere:

• Ora e data della convocazione
• Sede svolgimento
• Modalità convocazione dei soci (vedere statuto)
• Associati e consiglieri presenti (membri organo di controllo se previsto da statuto)
• Ordine del giorno
• Verifica del quorum costitutivo (verificare statuto I e II convocazione e quorum previsto per straordinaria
• Nomina del segretario dell’assemblea (per statuto il presidente del circolo presiede le riunioni del cda e delle assemblee; il segretario verbalizza per statuto le riunioni del consiglio di amministrazione, per le assemblee dovrà essere eletto di volta in volta
• Risultato votazioni (favorevoli, astenuti e contrari). Se il voto è riferito alle persone (elezioni) il voto è segreto, diversamente palese (delibere e approvazione per alzata di mano)
• Interventi – riportati sinteticamente quando richiesto o se ritenuto utile.
• Delibere e allegati
• Orario termine cda/assemblea
• Firma presidente e segretario

Evidenziamo le bozze dei verbali prodotti da NOI Verona APS che rispondono a tali criteri: