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Assemblee e conferenze in tempo di Covid-19

Metabolizzata l’ubriacatura di documenti, decreti, direttive, leggi, deroghe, proroghe, rinvii, linee guida, governative, ministeriali, regionali, comunali, e di una pletora di enti che impongono il colore delle mascherine, tentiamo di emergere dalla frana normativa che ci ha sommersi negli ultimi tre mesi, accenniamo a un timido respiro di sollievo e cerchiamo di fare il punto su alcune questioni che riguardano i circoli NOI.

Questa comunicazione non è che il primo tentativo per raccontare ai circoli l’essenziale per operare con correttezza e concretezza, senza perdersi in ansie e ambasce che non risolvono nulla.

ASSEMBLEA ORDINARIA ANNUALE
L’assemblea annuale per l’approvazione del bilancio o rendiconto del 2019, che doveva essere svolta entro il 29 aprile 2020 (trattandosi di anno bisestile, i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio scadevano un giorno prima del 30 aprile), deve svolgersi entro il 31 ottobre 2020, (decreto “Cura Italia” articolo 35, comma 3).

ATTENZIONE: Lo Statuto conformato al Codice del Terzo settore, adottato dalla maggioranza dei Circoli affiliati, all’articolo 11.1 prevede che l’Assemblea approvi il bilancio di esercizio dell’anno precedente e il bilancio preventivo dell’esercizio in corso.Di questa seconda formalità si forniscono alcune precisazioni.

  1. Benché il CTS non ne preveda l’approvazione, l’Ufficio del Registro APS ne fa esplicita richiesta annuale per tutti gli enti iscritti.
  2. Il bilancio preventivo è un segnale positivo che gli enti associativi forniscono ai propri aderenti (soci tesserati) e a coloro che sostengono finanziariamente i circoli.
  3. La predisposizione del bilancio preventivo non è formalità gravosa e consente di valutare la programmazione delle iniziative future.
  4. Occorre serietà e consapevolezza, perché un eventuale discostamento appariscente tra preventivo e risultato finale denota superficialità e incompetenza.

ESEMPIO: In uno schema di rendicontazione si compila la prima colonna con i dati riferiti all’anno chiuso, e nella seconda colonna si scrivono gli importi presuntivi, di solito abbastanza vicini a quelli della colonna precedente con le variazioni in + o in – che si prevedono di realizzare. Ovviamente la corrispondenza del preventivo con il consuntivo è sempre approssimata, perché la sfera di cristallo funziona solo nei cartoon. Eventuali difformità sostanziali saranno motivate nella relazione di bilancio, che serve appunto a “raccontare” come e perché è andata in un certo modo. (vedi immagine di esempio)

ASSEMBLEA ELETTIVA
L’assemblea elettiva per il rinnovo del Consiglio in scadenza o scaduto nel periodo marzo – aprile – maggio dovrebbe svolgersi entro il 30 giugno, tuttavia occorre fare riferimento alla eventuale (necessaria) delibera del Consiglio che ha motivato il rinvio, per rispettare i tempi imposti dal codice civile e da ortoprassi. Eventuale rinvio di rinnovo dal 2019 non potrà essere ritenuto corretto qualora oltrepassasse il prossimo 30 giugno. E qualora i tempi fossero ancora stretti, l’elezione deve avvenire quanto prima, comunque assolutamente entro il prossimo 31 ottobre. Quest’ultima ipotesi troverebbe giustificazione per la contemporaneità di due assemblee: Ordinaria e Elettiva.

ASSEMBLEA PER LA CONFORMAZIONE DELLO STATUTO
Non esiste un termine definitivo per l’adozione del nuovo statuto, ma esistono due condizioni:

  1. La riforma introdotta dal D.Lgs. 117/2017 e le successive modificazioni, ha fissato al 31 ottobre 2020 quale data ultima per conformare lo statuto con il quorum dell’assemblea ordinaria che in seconda convocazione ritiene legale l’assemblea con qualsiasi numero di associati partecipanti. 
  2. Qualora da adesso in avanti si realizzasse la trasmigrazione dei Circoli dal Registro Nazionale APS presso il Ministero del Lavoro, nel nuovo RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo settore), al Circolo che non ha provveduto alla conformazione dello Statuto sarebbero concessi 60 giorni di tempo per provvedervi e inoltrare la documentazione richiesta. Al 61° giorno senza riscontro alla richiesta del RUNTS (che potrebbe arrivare tramite la Regione Veneto, o Lombardia per i circoli in provincia di BS), il Circolo sarebbe automaticamente escluso dal Registro, dalle APS, da importanti agevolazioni ed esenzioni fiscali.

MODALITA’ DI SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE
Il decreto Cura Italia con l’articolo 106 introduce la possibilità, limitatamente all’anno 2020 di svolgere le assemblee ordinarie (l’assemblea annuale e l’assemblea elettiva sono “ordinarie”), e straordinarie (l’assemblea che modifica lo statuto è “straordinaria”) anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto (Codice civile, articoli 2370, 2479-bis, quarto comma; e 2538 sesto comma, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente e il segretario). 

Tale possibilità dovrà essere ricordata nell’avviso di comunicazione, inserendo, ad esempio, questa frase: “l’assemblea si svolgerà (oppure: “le assemblee si svolgeranno”) mediante telecomunicazione con piattaforme di videoconferenza, a cui i partecipanti si connetteranno.

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